أفضل نظام شؤون الموظفين في السعودية

أفضل نظام شؤون الموظفين في السعودية

أفضل نظام شؤون الموظفين في السعودية

نظام شؤون الموظفين عبارة عن مجموعة من الإجراءات والتكنولوجيا التطبيقية التي يستخدمها موظفو الموارد البشرية لتتبع وتنظيم البيانات حول الموظفين داخل شركة أو مؤسسة  و يمكن أن تتضمن هذه المعلومات سجلات الرواتب والمستندات الضريبية وسجلات المزايا المخصصة مثل التأمين الصحي وغالبا ما يتم الاحتفاظ بمعلومات الموظف الأخرى في نظام من هذا النوع لتقييم الأداء الدوري و عادة ما تكون هذه السجلات عبارة عن سيرة ذاتية ونسخ من شهادات الخبرة للموظف كما يستلزم هذا المجال من إدارة الموارد البشرية استخدام برنامج حاسوبي وممارسات روتينية لإدخال وتحديث البيانات ذات الصلة.

غالبا ما تحتاج الشركات التي تضم أعدادا كبيرة من الموظفين إلى قسم منفصل للموارد البشرية (HR) للاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع هذه المعلومات كما يتطلب العمل مع نظام شؤون الموظفين فهما جيدا للتكنولوجيا والقدرة على استرداد البيانات المطلوبة بسرعة و تتكون حزمة البرامج المصممة لمهام الموارد البشرية من قواعد بيانات مرتبطة تحتوي على مجموعات مختلفة من المعلومات كما قد تحتوي إحدى قواعد البيانات على سجلات لشيكات الراتب الصادرة مرتبطة بقاعدة بيانات أخرى بها معلومات حول الضرائب المحتجزة على سبيل المثال يتحمل موظفو الموارد البشرية مسؤولية تحديث ودقة معلومات القوى العاملة هذه.

 

بالإضافة إلى الحفاظ على البيانات بانتظام في نظام شؤون الموظفين يحتاج موظفو الموارد البشرية أيضا إلى إجراء استفسارات محددة تسترجع معلومات معينة اعتمادا على نوع النظام المثبت كما يمكنهم الاستعلام عن هذه المعلومات بأوامر مثل تلك الموجودة في لغة الاستعلام المهيكلة (SQL) أو لغة برمجة قاعدة بيانات مماثلة حيث يحتوي برنامج إدارة الموارد البشرية على واجهات مستخدم رسومية مع ميزات لإنشاء النماذج والجداول والمخططات والتقارير وتخزينها وعندما يريد مدير شؤون الموظفين الاحتفاظ بنسخ ممسوحة ضوئيا من السير الذاتية للموظفين والمستندات المطلوبة.

 

يلعب نظام شؤون الموظفين أيضا دورا مهما في ممارسات التوظيف وفصل العمل في الشركة حيث تستخدم العديد من الشركات ميزات التعرف الضوئي على الحروف لهذا النوع من البرامج لمسح السير الذاتية بحثا عن كلمات رئيسية معينة و غالبا ما يتمتع المتقدمون الذين تحتوي سيرهم الذاتية التي تحتوي على مطابقة الكلمات الرئيسية بفرص أفضل لتلقي دعوة مقابلة كما تستخدم بعض الشركات هذه التقنية لتتبع وتسجيل أي شهادات جديدة يكملها الموظفون لا سيما تلك التي تعتبر تدريبا مدفوع الأجر و العمال الذين قد يحتاجون إلى إجراء تأديبي أو استشارة لديهم أيضا سجلات لهذه المعلومات محفوظة في ملفات الموظفين الإلكترونية الخاصة بهم في قسم الموارد البشرية.

 

لماذا نظام شؤون الموظفين مهم؟

يجب على الشركات التي لديها إدارات موارد بشرية مرهقة أن تطرح قدرات الخدمة الذاتية حيث لا يوجد سبب يدعو اختصاصي الموارد البشرية إلى قضاء بعض الوقت في مساعدة المدير بالتحديثات الروتينية لساعات العمل على سبيل المثال أو مساعدة الموظفين في الوصول إلى نماذج مثل ارسال ايميل الكتروني.

 

إدارة المرشحين:

تتعلق بعروض التوظيف للمرشحين وكيفية الترويج لعلامتك التجارية لكل من العالم الخارجي والموظفين الحاليين الذين قد يرغبون في التقدم لوظائف داخلية أو إجراء إحالات و أمر بالغ الأهمية بالنسبة للشركات التي تمثل تجربة المرشح مصدر قلق رئيسي لها من التقديم لاستئناف الإدارة إلى جدولة المقابلات إلى تقديم العروض على طول الطريق من خلال الإعداد.

 

مشاركة الموظف في الإدارة:

يميل الأشخاص الأكثر انخراطا في العمل إلى إنتاج أعمال ذات جودة أعلى واعتماد قيم الشركة بشكل كامل وتنفيذ رؤيتها لذا فإن كيفية تواصل الموظف مع القيادة والزملاء أمر مهم و غالبا ما يكون نظام إدارة الموارد البشرية هو الطريق لإكمال دورة تدريبية أو اكتساب مهارة جديدة أو تطوير مسار وظيفي أو الحصول على اعتراف أو أن تصبح معلما.

 

إدارة الموظفين:

هناك سبب للإشارة إلى هذه الوظيفة باسم “الموارد البشرية الأساسية”  حيث يوفر بوابة مركزية لدعم عمليات التحليل وإعداد التقارير كما إنه المكان الذي تقوم فيه بتكوين قوتك العاملة في وحدات تنظيمية مثل الأقسام أو المواقع و تحديد علاقات الإبلاغ بين المديرين والموظفين ومواءمة كشوف المرتبات مع مراكز التكلفة المحاسبية و إنه هنا حيث يتم تسجيل المعلومات الشخصية والحفاظ عليها وهذه الوظيفة هي حجر الزاوية في الجهود المبذولة لتقديم الخدمة الذاتية للموظفين وزيادة التقارير وتحسين تقديم خدمات الموارد البشرية.

 

التحسين:

يعد جمع المعلومات من نظام إدارة الموارد البشرية لتطوير رؤية للقوى العاملة المستقبلية عبر نقطة بيع أساسية حيث إنها أيضا الوظيفة الأقل استخداما لنظام إدارة الموارد البشرية النموذجي و عادة ما تأتي القيمة الحقيقية لهذه الوظيفة في المقدمة مع الاندماج أو الاستحواذ والتقلبات الاقتصادية الحادة في أي من الاتجاهين أو عند خروج التنفيذيين من الشركات التي تتخذ نهجا استباقيا لتحسين القوى العاملة حيث تكون أكثر مرونة للتغيير ولديها احتفاظ أعلى بالمواهب المتميزة ومشاركة أفضل للموظفين.

أفضل نظام شؤون الموظفين في السعودية

 

 

كشوف المرتبات:

هذه أيضا وظيفة أساسية لنظام إدارة الموارد البشرية حيث يمكن حساب الأرباح من الإجمالي إلى الصافي أو الصافي إلى الإجمالي وحجب الخصومات الفردية وإصدار المدفوعات بنفس الطريقة الروتينية مثل دفع الإيجار كما تشمل وظائف كشوف المرتبات انتخابات المزايا وتكاليف كل من الموظف وصاحب العمل و تعمل حلول كشوف المرتبات كاملة الخدمات أيضا على أتمتة الإيداع الضريبي والودائع كما تتيح وظائف الخدمة الذاتية للموظفين إجراء تغييرات على الخصومات الاختيارية وحسابات الإيداع المباشر والاستقطاعات الضريبية واسترداد نسخ من بيانات الأرباح دون مساعدة الموارد البشرية.

 

إدارة القوى العاملة:

هذا هو المكان الذي تقوم فيه فرق الموارد البشرية بتتبع تطوير الموظفين وتقييمات المديرين والإجراءات التأديبية وتسجيل الوقت والحضور والتأكد من أن الشركة توفر بيئة عمل صحية وآمنة و هذا هو المكان الذي توجد فيه وظائف تخطيط التعويضات وإدارة الأداء والتعلم وتسجيل الحوادث كما يمكن للموارد البشرية تطوير هياكل الجدول الزمني وقواعد العمل الإضافي وسياسات الإجازات وسلاسل الموافقة بطريقة تزيد من الأتمتة والتحكم والكفاءة و تم إعداد عملية مراجعة أداء الموظف كاملة مع إدارة الهدف في هذه الوظيفة أيضا.

 

إدارة القوى العاملة الطارئة:

تتعلق بإدارة القوى العاملة الأولية وهي مهمة للشركات التي لا يعمل فيها كل موظف بدوام كامل كما يوفر المقاولون والاستشاريون والمتدربون والموظفون المؤقتون مهارات متخصصة ويدعمون مبادرات المجتمع المحلي أو برامج الجامعة ويتعاملون مع الارتفاع المفاجئ في الطلب على العمالة ولا يدير نظام إدارة الموارد البشرية هذه العلاقات بالكامل لأن هؤلاء الموظفين ليسوا دائما على كشوف المرتبات وعادة ما يكونون غير مؤهلين للحصول على المزايا لكن العمل الذي يقومون به يساهم في نجاح الشركة ومن المهم تتبع عدد الموظفين المؤقتين الموجودين في شركتك في أي وقت محدد والتكاليف الإجمالية.

 

ميزات نظام شؤون الموظفين

يمكن أن تختلف مجموعات ميزات نظام إدارة الموارد البشرية بشكل كبير من مزود إلى مزود وقد يؤدي تجميع العديد من المنتجات معا إلى تقييد النظام العام حيث يجب على الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والتمويل وأصحاب المصلحة الآخرين إجراء تقييم دقيق لأي من ميزات نظام إدارة الموارد البشرية هذه ضرورية للشركة.

 

إدارة المزايا:

تساعد متخصصي الموارد البشرية في وضع الخطط وتكوين قواعد الأهلية وإجراء المدفوعات أو الإيداعات لمقدمي المزايا كما يقدم أيضا تسجيلا مفتوحا للخدمة الذاتية ويدمج تكاليف المزايا مع المحاسبة.

 

سجلات الموظفين المركزية:

توفر مستودعا واحدا حيث يتم تخزين جميع سجلات الموظفين وتحديثها وصيانتها و يسمح بإعداد تقارير أفضل ويقلل من تكاليف الامتثال والتحضير لعمليات التدقيق.

إدارة التعلم:

تم تصميم هذه الميزات لمساعدة الموظفين على اكتساب المهارات أو تطويرها من خلال إدارة الدورة التدريبية وتطوير المناهج والاختبار والشهادات كما تمكن الشركات من طرح وتتبع تدريب الامتثال المطلوب.

 

إعداد التقارير والتحليلات:

يوفر القدرة على تشغيل التقارير التشغيلية لتتبع معلومات الموارد البشرية وإكمال تقارير الامتثال وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس أداء عملية الموارد البشرية وتضمين مقاييس الموارد البشرية في لوحات المعلومات المالية للتحليل والتخطيط واتخاذ القرار على مستوى الشركة و أيضا القدرة على إنشاء تقارير مخصصة.

 

المكافآت:

احسب الرواتب والأجور بالساعة والمدفوعات المتغيرة للمكافآت والعمل الإضافي وعمولات المبيعات وفروق التغيير وزيادات الجدارة مع حجب الاستقطاعات التنظيمية والاختيارية مما يؤدي إلى مدفوعات صافية دقيقة للموظفين على فترات منتظمة وفي بعض الأحيان يتم تضمين المزايا مثل مطابقة مساهمات صندوق التقاعد أو مدفوعات الهاتف المحمول في مجموعة الميزات هذه.

أفضل نظام شؤون الموظفين في السعودية

 

 

 

اكتساب المواهب:

يمكن لموظفي التوظيف إنشاء صفحات وظيفية على موقع الشركة الإلكتروني والإنترانت وإنشاء طلبات وأوصاف وظائف وإدارة الوظائف ودمج الوظائف المفتوحة مع لوحات الوظائف وإدارة السير الذاتية وتتبع المتقدمين من خلال عملية التوظيف وتوسيع عروض العمل وإجراء عمليات التحقق من الخلفية وإدارة فحوصات ما قبل التوظيف وإنشاء نماذج طلبات التوظيف قبل تسليم التعيينات الجديدة إلى اختصاصي أو مدير التوظيف لبدء الإعداد.

 

إدارة المواهب:

تمكن محترفي الموارد البشرية من تطوير وتقييم الموظفين من خلال مراجعات الأداء وإدارة الأهداف وإدارة اختبارات الكفاءة والمهارات.

 

الوقت والحضور:

يوفر القدرة على معالجة طلبات الإجازات وإدارة أرصدة الإجازات وجدولة الموظفين وإدارة الغياب كما يتيح دمج بطاقات الوقت مع كشوف المرتبات والمشاريع.

 

واجهة المستخدم:

نظرا لأنه يمكن فتح نظام إدارة الموارد البشرية للقوى العاملة بأكملها فإن الواجهة سهلة الاستخدام أمر بالغ الأهمية و تتميز أنظمة اليوم بالخدمة الذاتية للموظفين والمديرين وتطبيقات الأجهزة المحمولة والترجمة ولوحات المعلومات المخصصة وأتمتة سير العمل وعناصر التحكم في الوصول المستندة إلى الأدوار والإشعارات للحفاظ على مشاركة الموظفين والاستفسارات في أقسام الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات إلى الحد الأدنى.

 

تخطيط القوى العاملة:

يوفر القدرة على التخطيط والميزانية لتكاليف القوى العاملة والقياس مقابل النفقات الفعلية لكل من السيناريوهات الحالية والمستقبلية و يمكن استخدامها أيضا لتحديد فجوات المهارات وإنشاء خطط التعاقب وتحديد أولويات جهود التوظيف.

 

لطلب نظام شؤون الموظفين يمكنكم التواصل معنا في شركة الحلول الواقعية وطلب الخدمة

من هنا